Multas por no registrar la jornada laboral en España 2026: lo que arriesgas

El registro de jornada lleva siendo obligatorio desde mayo de 2019. Y sin embargo, en 2025 la Inspección de Trabajo sancionó a miles de empresas por incumplirlo. La razón no es desconocimiento — muchas empresas saben que deben registrar la jornada pero confían en que nadie va a venir a comprobarlo. Ese es el error. En esta guía te explicamos cuánto puedes perder, qué busca exactamente la Inspección y cómo ponerte en regla antes de que llamen a tu puerta.

Cuánto te puede costar no tener registro de jornada

Las sanciones por incumplimiento del registro de jornada están clasificadas como infracciones graves en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). El rango de sanción es el siguiente:

• Grado mínimo: de €626 a €1.250
• Grado medio: de €1.251 a €3.125
• Grado máximo: de €3.126 a €6.250

La multa es por empresa, no por trabajador. Pero ojo: si la Inspección detecta que el incumplimiento afecta a muchos trabajadores o que existe mala fe, puede imponer varias sanciones o elevar el grado.

Más allá de la multa directa, hay un riesgo colateral que muchos empleadores no calculan: en un juicio por horas extraordinarias no pagadas, sin registro de jornada la carga de la prueba se invierte. Si el trabajador dice que hizo 20 horas extras al mes y tú no tienes registros, el juez puede darte por vencido.

Qué comprueba exactamente la Inspección de Trabajo

Cuando un inspector de trabajo acude a tu empresa, lo que busca en materia de registro de jornada es concreto. No es una auditoría aleatoria — saben exactamente qué documentos pedir.

Estos son los puntos que verifican:

• Existencia del registro: ¿tienes un sistema de registro de jornada implementado?
• Completitud: ¿están registrados todos los trabajadores, incluyendo parciales y temporales?
• Horario concreto: ¿el registro recoge hora de entrada y hora de salida, no solo horas totales?
• Conservación: ¿tienes los registros de los últimos 4 años disponibles?
• Acceso de los trabajadores: ¿pueden los empleados y sus representantes consultar sus propios registros?
• Trabajadores a distancia: si tienes teletrabajadores, ¿también están registrados?

Un registro en papel que no puede demostrar que no ha sido manipulado puede no ser suficiente. La Inspección cada vez valora más los sistemas con registro automático e inmutable.

Los sectores más inspeccionados en 2025-2026

La Inspección de Trabajo no actúa al azar. Tiene planes de actuación anuales con sectores prioritarios. En 2025 y 2026, los sectores con mayor número de actuaciones en materia de registro de jornada son:

• Hostelería y restauración — especialmente en temporada alta
• Comercio minorista — con foco en grandes superficies y franquicias
• Construcción y obras — tanto en obra como en oficina técnica
• Servicios a empresas — limpieza, seguridad, mantenimiento
• Empresas con teletrabajo — especialmente las que no tienen sistema claro para trabajadores remotos

Las denuncias de trabajadores también generan inspecciones. Y en muchos casos, cuando un empleado presenta una denuncia por horas extras no pagadas, la Inspección solicita automáticamente el registro de jornada de toda la empresa.

Errores frecuentes que no protegen en una inspección

Hay sistemas que muchas empresas creen que les cubren y que en realidad no son suficientes:

Excel o papel sin control de acceso: si el archivo puede modificarse sin dejar rastro, no demuestra la fiabilidad que exige la normativa. Un inspector puede cuestionar la integridad del registro.

Registro de horario genérico sin individualización: anotar "entrada 9h, salida 18h" para todos los trabajadores del mismo turno sin individualizar no es válido. Cada trabajador debe tener su propio registro.

Registro solo de incidencias: algunas empresas solo registran las ausencias o las horas extra. La ley exige el registro diario de toda la jornada, incluso cuando es la jornada habitual.

Sistema desactivado para personal de confianza o directivos: salvo casos muy específicos de alta dirección con jornada autónoma pactada, todos los trabajadores deben registrar su jornada.

Preguntas frecuentes

¿Puede la Inspección aparecer sin avisar?
Sí. Las inspecciones de trabajo no requieren aviso previo. El inspector puede personarse en el centro de trabajo en cualquier momento del horario laboral y solicitar los registros de jornada de los últimos 4 años.

¿Qué pasa si tengo el sistema pero no todos los trabajadores fichan?
Tener el sistema implementado reduce el riesgo, pero el incumplimiento puede seguir existiendo para los trabajadores que no registran. La empresa es responsable de garantizar que el registro se realiza, no solo de tener el sistema disponible.

¿La multa es por cada trabajador sin registrar?
No directamente — la multa se impone por infracción a la empresa. Pero la gravedad (y por tanto el importe) puede aumentar si el incumplimiento afecta a muchos trabajadores o lleva mucho tiempo sin corregirse.

¿Puedo impugnar una sanción de la Inspección?
Sí, las sanciones de la Inspección de Trabajo son recurribles. Primero ante la autoridad laboral competente y después en vía judicial. Sin embargo, si el incumplimiento es claro, los recursos raramente prosperan.

¿El convenio colectivo puede modificar la obligación de registro?
El convenio puede regular la forma del registro (el sistema concreto, el acceso, la organización), pero no puede eliminar la obligación de registrar. La obligación viene de la ley y no puede derogarse por convenio.

Conclusión: cumplir es más barato que que te pillen

Una multa de hasta €6.250 es el coste directo más visible. Pero el coste real del incumplimiento puede ser mucho mayor si se suma la exposición en juicios laborales, el daño reputacional y el tiempo de gestión de un expediente sancionador.

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